Start-up organisiert sich über das Intranet

Kontext des Projektes: In nicht einmal einem Jahr entwickelt sich ein Start-up Unternehmen von zehn auf 80 MitarbeiterInnen. Mit den schnell gewachsenen Strukturen ergeben sich Überschneidungen bei Kompetenzen und Aufgaben, Unklarheiten wer was wie tut. Das Zusammengehörigkeitsgefühl ist unterentwickelt, und die Kommunikation der Unternehmenspolitik hinkt hinterher.

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Ziele des Intranet-Projektes:
  • Kommunikation der Unternehmensziele und Unternehmensbereiche an alle sicherstellen
  • Berichterstattung über aktuelle Geschehnisse und Projekte
  • Steigerung der Arbeitseffizienz durch Bündelung von Informationsressourcen und Automatisierung von Prozessen
  • Bildung von Arbeitszirkeln über Abteilungsgrenzen hinweg
  • Erstellen von QM-Dokumenationen
Projektverlauf:
  • Der Vorstand beauftragt ein Projektteam auf Initiative der Belegschaft mit der Realisierung eines Intranets
  • Ein Information Audit prüft vorhandene Informationssysteme, die tatsächlichen Informationsbedürfnisse und verfügbare Informationsressourcen
  • Ein Funktionskatalog und ein logisch-technisches Intranet-Konzept wird erstellt, auf dessen Basis der spätere Betrieb konzipiert wird
  • Die Umsetzungsarbeiten werden Modul-artig vorangetrieben, begleitet von der Entwicklung eines eigenen Template-basierenden CMS
  • Nach der Befüllung mit Initial-Content und mehreren technischen und Usability-Tests wird der Betrieb aufgenommen
  • Neben der Launch-Party sorgen verstärkte interne Kommunikation und viele Stunden Arbeitsplatz-Coaching für eine gesteigerte Wahrnehmung des Tools 'Intranet'
  • Der laufende Betrieb wird mit Hilfe eines Netzes aus Mess-Indikatoren überwacht und die Annahme des Intranets durch die MitarbeiterInnen verfolgt

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Best and worst practices :
  • Best: sämtliche Abteilungen aktiv einbinden
  • Best: Key-Stakeholder nicht vergessen (z.B. Personalabteilung, Betriebsrat)!
  • Best: kontinuierliche Content-Produktion planen
  • Worst: zuviele Funktionen ins Intranet packen
  • Worst: totalen Bruch der Arbeitsweise der Mitarbeiter herbeiführen (wollen)
Umfang der Arbeiten : rund 100 Mann-Tage (inkl. aller Beteiligten)

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