Prozesslandschaft: Komplexe Strukturen sichtbar gemacht


Kontext des Projektes: Ein rasch wachsendes Unternehmen mußte in kurzen zeitlichen Abfolgen die Aufbauorganisation an die aktuellen Gegebenheiten anpassen. Die Folge war ein ineffiziente Ablauforganisation, basierend auf der Unkenntnis der Prozesse und ihrer unmittelbaren Zusammenhänge.

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Ziele für die Erarbeitung einer Prozesslandschaft:
  • Identifizierung von Kern-, Support- und Managementprozessen
  • Feststellung von Ursache- und Wirkungsbeziehungen
  • Adäquate Zuordnung von Ressourcen und Behebung von Flaschenhälsen und Doppelgleisigkeiten
Projektverlauf:
  • Identifikation von Prozessen: Sammeln von Formularen, Stellenbeschreibungen, Kunden- und Lieferantenangaben
  • Einordnung der Prozesse in Kern-, Support- und Management-prozesse mit Unterstützung der Key-Player
  • Schulung der Mitarbeiter in der Prozess Management Methodik
  • Organisation von Prozess-Teams und Beauftragung der Prozesseigner
  • Durchführung von Arbeitssitzungen zur genauen Beschreibung von Prozessen
  • Zusammenführung der Beschreibungen (Schnittstellenanalyse) in eine unternehmensweite Prozesslandschaft
  • Korrektur und Finalisierung der Beschreibungen mit Hilfe von Metadaten
  • Abbildung der Prozesse in graphischer Form und mit Hilfe des Intranets zwecks Übersicht und Suchmöglichkeit
  • Erste Identifikation von Doppelgleisigkeiten und schnelle Korrektur dieser durch Ablaufsimulation
  • Aufstellung von Mess-Indikatoren im Verantwortungsbereich der Prozess-Teams sowie Übergang in die Prozessoptimierung

Training?
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Best and worst practices :
  • Best: Ein Pilotprojekt zeigt mögliche Fallen auf
  • Best: Prozesswissen der Mitarbeiter in die Prozessteams bringen
  • Best: Selbstkontrolle mit Selbstverantwortung paaren
  • Worst: die Unternehmenskultur nicht beachten (Transparenz!)
  • Worst: notwendige Handlungskompetenzen nicht an die Prozessteams weitergeben
Umfang der Arbeiten : rund 90 Mann-Tage (inkl. aller Beteiligten)

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